Linee guida per la codifica delle parti di ricambio

Linee guida per la codifica delle parti di ricambio

Introduzione

Gestire correttamente un magazzino e tenere quello che effettivamente serve consente di ottenere una serie di vantaggi e risparmi economici tra cui:

  • contenere i costi di giacenza;
  • ottimizzare gli spazi adibiti al magazzino;
  • facilitare le squadre di manutenzione nel trovare ciò che serve nel momento in cui serve evitando quindi i costi generati da una mancanza delle parti di ricambio (es. costi di mancata produzione) o un protrarsi dei tempi di riavvio della produzione;
  • evitare un aggravio di costi per quelle parti di ricambio necessarie per la continuità di esercizio il cui acquisto viene effettuato richiedendo al fornitore tempi di consegna immediati;
  • evitare l’obsolescenza delle parti di ricambio con una perdita completa o parziale delle loro caratteristiche funzionali;
  • ottimizzare le attività di prelievo riducendo quindi i tempi di ripristino degli asset gestiti.

Ovviamente le azioni di miglioramento che possono essere intraprese all’interno del tuo contesto aziendale al fine di efficientarne la gestione delle parti di ricambio, dipendono da una serie di fattori che risultano strettamente dipendenti dalla tipologia di realtà produttiva, dalle attuali modalità di gestione, dalla struttura organizzativa, etc.

In questo articolo vogliamo però aiutarti nel capire le differenti codifiche necessarie e definire le linee guida per progettare la tua codifica delle parti di ricambio. La codifica risulta infatti un’attività propedeutica a qualsiasi attività di miglioramento del magazzino in quanto consente di identificare in maniera univoca tutto ciò che viene gestito all’interno della tua realtà produttiva.

Il codice dei componenti e dei materiali

Il motivo per cui risulta estremamente importante definire una codifica delle parti di ricambio e dei materiali di manutenzione risiede nel fatto che la definizione di un codice, tendenzialmente formato da una stringa alfanumerica, e la sua associazione ad un item, consente, come già anticipato, l’identificazione univoca ed inequivocabile dello stesso. Il codice così generato può quindi essere utilizzato come chiave di un’anagrafica contenente tutti i campi necessari per poter effettuare ricerche e raggruppamenti secondo differenti criteri (contabile, finanziario, amministrativo, geografico, etc.). La costruzione dell’anagrafica a sua volta risulta funzionale per la corretta gestione delle scorte in quanto consente di determinare, conservare e aggiornare i principali parametri decisionali.

Ma quali sono quindi i benefici di una codifica delle parti di ricambio?

Possiamo sintetizzarli in tre punti:

  1. riduce i problemi di tracciabilità e rintracciabilità dei componenti;
  2. funge da elemento di riferimento per la gestione dell’anagrafica componenti (es. come chiave di accesso all’anagrafica);
  3. contribuisce all’identificazione di materiali ridondanti e supporta l’attività di standardizzazione.

Le tipologie di codifica che possiamo utilizzare per identificare le parti di ricambio sono:

  • parlante/descrittivo, costituito da un insieme composto e strutturato di numeri e/o lettere con un ben definito legame tra posizione e significato nell’ambito di un’anagrafica;
  • non strutturato, costituito da un insieme composto di numeri e/o lettere senza un ben definito legame tra posizione e significato nell’ambito di un’anagrafica che è di per sé sufficiente per l’identificazione;
  • parzialmente strutturato o misto, costituito da un insieme che utilizza i due approcci suddetti.

Ma quale di queste tre tipologie conviene quindi adottare?

Purtroppo non possiamo rispondere a questa domanda in quanto la tipologia di codifica più idonea al caso specifico dipende dai quei fattori citati in precedenza che caratterizzano la singola realtà produttiva.

Possiamo però affermare che, laddove non sono presenti strumenti digitali facilitatori nella lettura ed interpretazione di un codice, tendenzialmente si adotta una tipologia del tipo parlante poiché risulta più comprensibile al personale. Laddove invece si dispone di strumenti facilitatori (barcode e software di gestione), è possibile optare per una tipologia non strutturata o mista.

Definita quindi la tipologia di codice da adottare è bene sapere, ancor prima di progettare i singoli elementi che lo compongono, che la codifica del singolo item non è l’unica da dover considerare.

È infatti fondamentale gestire altresì il codice del fornitore o dei fornitori, indispensabile nella fase di riordino della specifica parte di ricambio; non meno importante stabilire un codice magazzino per identificare le singole ubicazioni all’interno di uno spazio più o meno ampio.

Generalmente, per un magazzino tradizionale a scaffalature, il codice deve comprendere almeno i seguenti campi:

  • magazzino (es. materie prime, semilavorati, prodotti finiti, di transito, etc. accompagnato dalla localizzazione geografica);
  • area all’interno del magazzino;
  • identificazione dello scaffale;
  • identificazione della campata all’interno dello scaffale;
  • identificazione del livello;
  • identificazione della cella.

Ma come possiamo gestire l’associazione tra queste differenti codifiche?

Fortunatamente ci vengono in aiuto strumenti software che consentono la gestione delle parti di ricambio, con i quali possiamo mettere in relazione le differenti codifiche. Tali sistemi devono facilitare la ricerca del componente sia a partire dal codice sia a partire dalle informazioni contenute nello stesso.

Figura 1 – Schema relazioni tra differenti codifiche in un sistema di gestione

La struttura del codice e i suoi elementi

Una volta definita la tipologia di codice da adottare (parlante, non strutturato, misto), è necessario definirne la struttura che può essere così rappresentata:

  • struttura unica – la struttura del codice è la stessa per tutti i prodotti/componenti (es. Ikea);
  • struttura per famiglia – ogni famiglia di prodotti/componenti ha una struttura ad hoc;
  • struttura ibrida – una parte del codice è comune a tutti i componenti, mentre la restante parte è specifica e customizzabile in base al prodotto. Ad esempio:
    • parte comune: famiglia-fornitore-
    • parte specifica valvole: diametro-portata
    • parte specifica motore: forma costruttiva-potenza

Ma quali sono gli elementi da inserire all’interno di un codice?

Tipicamente devono essere considerati elementi che caratterizzano staticamente un prodotto e che quindi non cambiano al variare del tempo. Considerare elementi dinamici (quindi variabili nel tempo) comporterebbe una continua generazione/modifica di codici componente che deve essere assolutamente evitata. È poi buona norma separare le informazioni relative alla gestione (criticità, tempi di approvvigionamento, etc.) dalle informazioni per l’identificazione (caratteristiche specifiche, statiche e univoche dei materiali).

Ma vediamo più nel dettaglio quali sono le classi di informazione da considerare.

  • Famiglia/Tipologia di componente:
    • motore;
    • valvola;
    • elettrico;
    • meccanico;
    • etc.
  • Informazioni sul fornitore (codifica univoca dei fornitori);
  • informazioni tecniche (informazioni caratterizzanti il componente, in parte specifiche per famiglia. Ad esempio, diametro interno/esterno, potenza trasmissibile, rapporto di riduzione etc.);
  • altre informazioni statiche:
    • prodotto a disegno o a catalogo.

Altre informazioni dinamiche (potenzialmente variabili nel tempo) possono essere collegate al codice e gestite nell’anagrafica a sistema informativo, ma non dovrebbero essere inserite nel codice:

  • criticità d’impiego (derivante dalla mancanza del materiale quando richiesto);
  • criticità di approvvigionamento;
  • processo di guasto (usura, guasto accidentale, etc.);
  • intensità di consumo;
  • valore/costo di acquisto;
  • altri parametri significativi (es. Mean Time Between Failure, etc.).

La normativa di riferimento considera poi altri parametri gestionali da gestire all’interno dell’anagrafica quali:

  • tempo di approvvigionamento;
  • consumi previsti;
  • lotto economico d’acquisto;
  • livelli di scorta (minimo, massimo, di sicurezza);
  • quantità installata;
  • prescrizioni varie;
  • eventualità di collaudo;
  • certificazioni;
  • riparabilità;
  • unità di misura dei parametri misurabili;
  • data dell’istituzione a scorta;
  • indice di rotazione;
  • vincoli legislativi;
  • etc.

Altri fattori da considerare

Se stai leggendo questo articolo è perché forse hai la necessità di intraprendere un percorso di efficientamento del tuo magazzino e quindi definire, per prima cosa, la corretta codifica delle tue parti di ricambio. Devi però tenere in considerazione che se vorrai gestire i ricambi attraverso strumenti software, questi possono, per esigenze tecniche, porre dei limiti, ad esempio, sul numero di caratteri alfanumerici che costituiscono la tua stringa. È quindi caldamente consigliato definire prima la struttura, le informazioni da codificare per ogni componente e la relativa anagrafica, sia nelle sue parti tecniche che gestionali. Solo in una seconda fase, una volta identificato l’eventuale strumento di gestione, potrai progettare, in funzione alle specifiche software, il codice di ogni item.

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